言い訳にならない言い方を知りたい。
これ、仕事ではかなり大事です。
事情を説明しただけなのに、上司から「言い訳するな」と言われる。理由を聞かれたから答えたのに、なぜか責められる。
意味が分かりませんよね。
でも、職場ではよくあります。
こちらが丁寧に説明しようとするほど、相手は「反省していない」「責任逃れだ」と受け取ることがあります。かなり理不尽です。
だから、全部を分かってもらおうとしないほうがいいです。
この記事では、仕事で言い訳扱いされにくい話し方と、上司に余計な説明をしすぎないコツを整理します。
説明が長いほど、言い訳に見られやすいです
まず、言い訳扱いされやすい話し方には特徴があります。
説明が長いことです。
もちろん、こちらには事情があります。前提もあります。相手が知らない背景もあります。
でも、最初から全部話すと、上司は途中で聞く気をなくします。
「つまり何？」
「で、誰のせいなの？」
「言い訳はいらない」
こうなります。
ホント、めんどくさいです。
長く説明するほど、責任逃れに見られる。これは納得いかないですが、職場では起きます。
だから、最初に話す内容は絞ってください。
最初に言うのは、結論と次の対応だけでいい
言い訳にならない言い方にするなら、最初は短くします。
順番はこれでいいです。
- 何が起きたか
- 今どうするか
- 必要なら原因をあとで説明する
たとえば、こうです。
「資料の提出が遅れています。先に不足分を確認して、今日中に出します」
「対応が止まっています。今から関係者に確認して、分かった時点で共有します」
「認識違いがありました。まず修正案を出します」
これくらいで十分です。
最初から、なぜ遅れたのか、誰が言ったのか、どの時点でズレたのかを全部話さない。
先に結論。次に対応。
これだけで、言い訳っぽさはかなり減ります。
理由は、聞かれてから短く答える
理由を話すな、という意味ではありません。
理由は大事です。原因を確認しないと、同じことがまた起きます。
ただし、話す順番を間違えると損します。
先に理由を話すと、上司によってはそれだけで「言い訳」と決めつけます。
だから、理由は聞かれてから短く答えるのが安全です。
例です。
「原因は、依頼内容の確認が遅れたことです。次回は着手時点で確認します」
「前提の認識がずれていました。次からは作業前に文章で確認します」
「優先順位の判断が甘かったです。今後は期限が近いものから先に確認します」
ここで大事なのは、理由だけで終わらせないことです。
理由と次の対策をセットにする。
これで、かなり仕事の話に戻せます。
人のせいに見える言い方は避ける
言い訳扱いされやすいのは、人のせいに見える言い方です。
たとえば、こういう言い方です。
- 〇〇さんが言っていなかったので
- 聞いていなかったので
- 忙しかったので
- 前にもそうだったので
事実としては合っているかもしれません。
でも、最初にこれを言うと、相手は責任逃れとして受け取りやすいです。
かなり不利です。
言い換えるなら、こうです。
- 確認が不足していました
- 認識にズレがありました
- 優先順位の確認が必要でした
- 次回は事前に文章で確認します
ポイントは、相手を責める形にしないことです。
相手が悪い場合でも、最初から攻撃すると話が荒れます。
まず自分の対応範囲に引き寄せる。そのうえで、必要な確認だけ残す。
これが一番ラクです。
理不尽な上司には、納得させようとしすぎない
とはいえ、何を言っても「言い訳するな」と言う人はいます。
これはもう、会話の問題ではありません。
相手が聞く気がないだけです。
そういう上司を、きれいな説明で納得させようとしすぎないでください。
消耗します。
その場合は、短く切り上げます。
- 承知しました。対応します。
- 次回から先に確認します。
- 修正して共有します。
- 必要な点だけ確認します。
これでいいです。
相手の気分まで面倒を見る必要はありません。
「言い訳するな」と言われたときの返し方は、言い訳するなと言われたときの返し方。上司の威圧に負けない対処法でも詳しく整理しています。
事実を残しておくと、あとで自分を守れます
言い訳扱いされやすい職場では、記録が大事です。
口頭だけで説明していると、あとで話が変わります。
「そんなことは聞いていない」
「最初から分かっていたはず」
「なぜ先に言わなかった」
こう言われると面倒です。
だから、必要なことは文章で残してください。
- 依頼された内容
- 期限
- 確認したこと
- 相手の返答
- 自分が対応した内容
全部を長文にする必要はありません。
短いメモでいいです。チャットでもメールでも構いません。
記録があるだけで、無駄に責められにくくなります。
理由と反論の違いも押さえておく
「言い訳にならない言い方」を考えるなら、理由と反論の違いも押さえておくとラクです。
理由は、起きたことの背景を説明するもの。
反論は、相手の認識や責め方にズレがあるときに訂正するもの。
どちらも悪いことではありません。
ただ、職場では言い方を間違えると、どちらも言い訳扱いされます。
「言い訳するな」「理由を言え」で混乱しやすい人は、「言い訳するな」「理由を言え」への反論。言い訳と理由の違いとは？も読んでみてください。
理不尽な相手への考え方は、「言い訳するな」と言われたときに、どう返すべきか？理不尽な相手に対処するコツも参考になります。
まとめ：言い訳にされないために、説明を短くする
言い訳にならない言い方にしたいなら、説明を増やすより減らしてください。
最初に結論。
次に対応。
理由は聞かれてから短く。
原因と対策はセット。
記録は残す。
これで十分です。
上司を完全に納得させようとしなくていいです。
会社で損しないためには、正しさを全部説明するより、責められにくい形で必要なことだけ伝えるほうが大事です。
会社で余計に消耗せず、角を立てずに逃げる立ち回りをもっと整理したい人は、有料note「モンスター社員の教科書」も読んでみてください。
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